Milyen iratrendezőt válassz? Teljes útmutató irodáknak 2026-ra

Az irodai rendszerezés alapja a megfelelő iratrendező kiválasztása. Egy rosszul megválasztott mappa időveszteséget, rendezetlenséget és akár dokumentumkárosodást is okozhat. Egy jól kiválasztott iratrendező viszont gyorsabb munkavégzést, átlátható adminisztrációt és professzionális megjelenést biztosít.

Ebben az útmutatóban megmutatjuk, milyen iratrendezőt érdemes választani irodába, könyveléshez vagy akár otthoni adminisztrációhoz 2026-ban.

Mi az iratrendező szerepe az irodában?

Az iratrendező nem csupán tárolóeszköz. Segít:

• rendszerezni a szerződéseket
• archiválni a számlákat
• elkülöníteni az ügyfélanyagokat
• megőrizni a fontos dokumentumokat

Egy 5–10 fős iroda évente több ezer dokumentumot kezel. Megfelelő rendszerezés nélkül az adminisztráció gyorsan átláthatatlanná válhat.

1. Emelőkaros iratrendező – a legnépszerűbb választás

Az emelőkaros iratrendező a klasszikus, nagy kapacitású megoldás.

Előnyei:

✔ 500+ lap tárolására alkalmas
✔ Stabil, erős mechanika
✔ Gerincén címkézhető
✔ Ideális archiváláshoz

Ajánlott:

• könyvelőknek
• pénzügyi osztályoknak
• nagyobb cégeknek
• éves dokumentumtároláshoz

A 8 cm gerincvastagságú modellek a leggyakoribbak, de kisebb, 5 cm-es verziók is elérhetők.

2. Gyűrűs mappa – ha gyakran cserélsz dokumentumot

A gyűrűs mappa ideális, ha rendszeresen változik a tartalom.

Mikor jó választás?

• prezentációs anyagokhoz
• oktatási anyagokhoz
• belső szabályzatokhoz
• ügyfélanyagokhoz

Előnye, hogy a dokumentumok könnyen kivehetők és cserélhetők. Hátránya, hogy kisebb kapacitású, mint az emelőkaros változat.

3. Lefűzhető irattartó és gyorsfűző

Kisebb dokumentummennyiséghez ideális.

-Projektmappákhoz-

-Egy-egy ügyfélanyaghoz
-Ideiglenes dokumentumtároláshoz

Gazdaságos megoldás, de hosszú távú archiválásra nem ez a legjobb választás.

4. Műanyag vagy karton iratrendező?

Karton iratrendező

• Gazdaságos
• Könnyű
• Irodai alapfelhasználásra ideális

Műanyag iratrendező

• Strapabíróbb
• Nedvességállóbb
• Hosszabb élettartam

Ha nagy forgalmú irodában használjátok, a műanyag bevonatú vagy PP borítású változat tartósabb megoldás.

5. Milyen gerincvastagságot válassz?

A gerincvastagság meghatározza, hány dokumentum fér bele.

• 5 cm → kisebb projektekhez
• 7–8 cm → általános irodai használatra
• 10 cm → nagy archiváláshoz

Ha éves szinten rendszerezel, érdemes egységes méretet választani az átláthatóság miatt.

6. Színek szerinti rendszerezés – hatékony irodai trükk

Sok cég használ színkódolt rendszert:

• Piros → pénzügy
• Kék → szerződések
• Zöld → HR
• Sárga → marketing

Ez gyorsabb visszakeresést tesz lehetővé és vizuálisan is rendezettebb irodát eredményez.

7. Mennyit érdemes rendelni?

Egy átlagos kisvállalkozás évente 20–100 darab iratrendezőt is felhasználhat, különösen ha archiválás történik.

Nagyobb mennyiség rendelése esetén:

• kedvezőbb darabár érhető el
• egységes arculat tartható fenn
• csökken az utánrendelés gyakorisága

Cégek számára érdemes rendszeres irodaszer rendelési struktúrát kialakítani.

Melyik iratrendező a legjobb választás?

Általános irodai használatra:

-8 cm-es emelőkaros iratrendező
-Erős mechanikával
-Címkézhető gerinccel
-Strapabíró borítással

Ha gyakran változik a tartalom, akkor gyűrűs mappa lehet a jobb megoldás.

Összegzés

A megfelelő iratrendező kiválasztása nem apró döntés. Hatással van:

• az iroda rendezettségére
• a munkafolyamatok gyorsaságára
• az archiválás hatékonyságára
• a céges megjelenésre

2026-ban a tudatos dokumentumkezelés versenyelőny. A jól rendszerezett iroda hatékonyabban működik.