1. Iratrendezők és dossziék használata

A legfontosabb alap az, hogy minden iratnak legyen fix helye. A gyűrűs dossziék és tokos iratrendezők segítségével könnyen rendszerezhetjük a számlákat, szerződéseket, projekteket vagy ügyfelekhez kapcsolódó dokumentumokat. Érdemes külön színt vagy címkét használni az egyes témákhoz, így egy pillantással átlátható, hol található a keresett irat.

2. Elválasztólapok és regiszterek a gyors kereséshez

Egy vastag dossziéban könnyen elvész a tartalom, ha nincsenek tagolva a dokumentumok. A számozott vagy betűrendes regiszterek, valamint az elválasztólapok segítségével másodpercek alatt megtalálhatjuk a szükséges iratot. Ez különösen fontos, ha több kolléga is ugyanazt az iratrendszert használja.

3. Iratpapucsok és archiváló dobozok hosszú távra

Az aktívan használt dossziékat tartsuk kéznél, a régebbi iratokat pedig iratpapucsokban vagy archiváló dobozokban célszerű tárolni. Így nem zsúfolódik túl a polc, és mindig könnyen különválaszthatók az aktuális és a lezárt ügyek.

4. Digitális és papíralapú rendszer összehangolása

A digitalizáció egyre nagyobb szerepet kap, de sok vállalkozásnál továbbra is elengedhetetlen a papíralapú irattárolás. Érdemes párhuzamos rendszert kialakítani: a digitális másolatokat mappákba rendezni, a papírokat pedig az előbb említett iratrendezőkben, regiszterekben és dossziékban tartani.

5. Egyértelmű szabályok az iroda minden dolgozója számára

A legjobb rendszer sem ér sokat, ha csak egy ember tudja, hogyan kell használni. Fontos, hogy az iroda minden munkatársa tisztában legyen az iratrendezés logikájával, és következetesen alkalmazza azt. Így elkerülhető, hogy az iratok szétszóródjanak vagy elkeveredjenek.

Összegzés

Az átlátható iratrendezés kulcsa a megfelelő irodaszerek és az egységes szabályok. A dossziék, iratpapucsok, regiszterek és elválasztólapok mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a dokumentumok mindig kéznél legyenek, és az iroda működése gördülékeny legyen.

A Rivet.hu webáruházban mindent megtalál, ami a professzionális iratrendezéshez szükséges – széles választékban, kedvező árakon és országos kiszállítással.